Во все времена особо ценились стратеги — люди, которые могут построить реалистичные планы и добиться их исполнения. Сегодня стратегом должен стать каждый из нас. Планирование и реализация задач стали ключевыми компетенциями почти на каждом рабочем месте (а для руководителя или предпринимателя и вовсе главными).
Ситуация осложняется тем, что очень выросла ценность времени, поэтому навык планирования и способность следовать намеченному курсу становятся на вес золота. Но давай сначала разберемся, что нам мешает адекватно планировать свои дела. Тогда станет понятно, почему порой дела накапливаются, как люди в час пик перед эскалатором в метро, напряжение нарастает и хочется бросить все и уйти в закат.
Что такое «ошибка планирования»? 📋
Ошибка планирования — это так называемое когнитивное искажение, которое возникает, когда мы недооцениваем время, необходимое для выполнения задачи. О нем начали писать психологи еще в 70-х годах, и оно до сих пор остается одной из главных причин срыва дедлайнов. Мы часто верим, что справимся быстрее, чем это возможно на самом деле. Что приводит к этому?
Оптимистичность
Ты веришь, что сможешь работать на максимуме своих возможностей, забывая, что усталость, болезни или просто плохое настроение могут замедлить процесс. Кроме того, мало кто из нас думает о непредвиденных обстоятельствах: внезапных встречах, технических сбоях или просто усталости.
Забывчивость
Если в прошлый раз проект занял две недели вместо запланированной одной, велика вероятность, что и сейчас сроки будут такими же. Но все мы зачастую надеемся, что «в этот раз все будет иначе».
Перфекционизм
Стремление сделать все идеально может привести к тому, что ты будешь тратить слишком много времени на детали, которые не так важны. Это не только замедляет процесс, но и увеличивает уровень стресса.
Неспособность к многозадачности
Попытка сделать несколько дел одновременно часто приводит к тому, что ни одно из них не выполняется качественно и в срок.
Вера в людей
Ты не учитываешь, что другие люди могут не выполнить свою часть работы или вообще затормозить ее. Коллеги могут выпасть из процесса или саботировать, — и с этим ничего нельзя сделать. Как бы быстро ты ни справилась со своей частью, общая работа не будет сделана в срок.
Что еще влияет на сорванные дедлайны? 🤔
Есть причины, зависящие от тебя и не зависящие, а также поправимые и непоправимые. Помимо ошибок планирования, есть и другие факторы, которые могут привести к срыву сроков 👇🏻
Дефицит ресурсов
У человека может не быть бюджета, времени, необходимых контактов, информации или попросту не хватить энергии на длинную дистанцию. В какой-то момент начинается выгорание, и выполнение задачи в срок — это вопрос, насколько он сможет мобилизоваться и взять себя в руки.
Плохая коммуникация
Ты не можешь толком объяснить, чего хочешь, существует недопонимание с теми, от кого зависит выполнение задачи в срок. Например, если ты попросила что-то сделать «как можно скорее», имея в виду сегодня, а тебя поняли как «на этой неделе, в крайнем случае в начале следующей».
Низкая мотивация
Порой ты должна делать что-то, что делать очень не хочется. Другая причина низкой мотивации — отсутствие внятного смысла выполнения задачи. Например, часто от детей можно услышать: «Зачем мне застилать постель, если вечером снова расстилать?».
Обстоятельства непреодолимой силы
В этом случае ты проваливаешь проект, но не получаешь минус в карму. Например, не дай бог, болезнь кого-то из близких выбила нас из графика. Или клиент, который должен был принять работу, в последний момент добавил требования, которые совершенно было невозможно соблюсти в срок.
Представь себя художником в средневековой Европе, которому король заказывает портрет королевы, чтобы подарить ей на годовщину венчания. Срок — месяц, за три дня до события портрет готов. Король смотрит на него и говорит: «Портрет удался, все мне нравится, кроме того, что королева сидит в кресле, как будто она слабая и немощная. Я хочу, чтобы она выглядела энергичной. Оставьте, как есть, только пусть она стоит».
Фотошопа еще не изобрели, и вам нужно фактически написать картину заново. А если учесть, что масляные краски сохнут несколько дней, твои шансы оказаться на виселице сильно выше, чем сдать работу в срок.
Топ-5 лайфхаков для идеального тайм-менеджмента ⏱️
Но какими бы ни были причины нарушения сроков — вот несколько советов, которые помогут с ними справиться и закончить работу вовремя даже если весь мир объединился, чтобы этому помешать.
Сосредоточься на главных задачах, которые принципиально влияют на результат. При подготовке слайдов для презентации, например, не зависай на элементах оформления, сначала сделай драфт со смыслом для самой простой темы. Вернись к вопросу дизайна, если на это останется время.
Разделяй задачи на этапы. Большие проекты кажутся неподъемными, если смотреть на них целиком. Раздели их на небольшие шаги и выполняй по одному.
Используй метод «Помодоро». Очень помогает с рутинными задачами. Работай 25 минут, затем делай 5-минутный перерыв. Повторяй цикл, пока не закончишь или не проголодаешься.
Учись говорить «нет». Не берись за то, что точно не потянешь. Поставь гостиничную табличку «Don’t disturb» и приучи всех не отвлекать тебя, пока она на твоем столе.
Закладывай перерывы в план дня и выходные в план недели. Время, потраченное на восстановление, быстро окупится повышением эффективности в рабочие периоды.
Дисциплина и дедлайны: как найти баланс ⚖️
Вопрос эффективного управления временем — вопрос воли. Можно быть чемпионом мира по планированию, но не справляться с задачами, поскольку план, конечно, важен, но требует исполнения в срок. Заставить себя сделать то, что нужно тогда и когда нужно — в этом и заключается та самая дисциплина.
Мало у кого с дисциплиной связаны приятные воспоминания. Зачастую она ассоциируется с принуждением, преодолением, дискомфортом и надрывом. Если ты хочешь быть дисциплинированной, не нужно портить себе жизнь и делать все любой ценой. Оставляй промежутки для отдыха, восстановления и приятных дел. Договорись с собой, что ты пойдешь перекусить, как только закончишь «вот эту таблицу», и прогуляешься по набережной, как только сдашь «вот эту презентацию».
Двигайся к результату отрезками, которые напоминают дыхание: вдох/выдох/вдох — напряжение/расслабление/напряжение. Не успеешь выгореть, но и слишком разнежиться не получится.
Ошибки планирования и срывы дедлайнов случаются у всех, но у одних это исключение из правил, у других исключение из правил — это когда удалось все успеть в срок. Так что не существует каких-то идеальных суперлюдей, которые все делают вовремя: всему можно учиться и становиться лучше. Людям с дисциплиной живется лучше и комфортнее. У них меньше уровень стресса и больше времени на отдых и на себя. Просто перечитай эту статью и посмотри, что ты можешь внедрить в свою работу и личную жизнь, чтобы в этих сферах осталось место для радости и удовольствия.