Список дел
В начале дня выпиши все задачи, дела и планы из головы на один лист. Затем отсортируй их, используя Матрицу Эйзенхауэра:
1 квадрат — срочные и важные. У них есть конкретные дедлайны и понятные последствия. Например, вылечить ноющий зуб или подхватить проект, пока коллега на больничном.
Что с ними делать? Держать здесь меньше всего задач. Если их накопилось, то поставь дедлайны, составь расписание и приступай к этим задачам ежедневно с утра.
2 квадрат — несрочные и важные. Дела, которые позволяют долгосрочно двигаться к реализации намеченных целей. У них может не быть дедлайна. Например, прохождение курса по английскому или занятия спортом.
Что с ними делать? Равномерно распределить нагрузку по неделе. А еще чаще отслеживай результаты и хвали себя.
3 квадрат — срочные и неважные. Рутина, результата которой часто ждут другие люди. Например, ответ на письмо или бытовые дела.
Что с ними делать? Делегировать или снизить влияние на расписание дня. Продукты может привести служба доставки, а коллеги вполне подождут твоего ответа на сообщение. Не бойся обозначать границы.
4 квадрат — несрочные и неважные. Занятие, не приносящие никакого практического результата. Например, скроллинг ленты или длительный просмотр сериалов.
Что с ними делать? Минимизировать, оставив только те задачи, которые наполняют ресурсом.
Теперь составить план на день будет проще.
Например: до 11:00 сделать квартальный отчет (1 квадрат), в течение дня два раза ответить на все письма (3 квадрат), а в 19:30 — пойти в бассейн (2 квадрат).
Какие три дела?
Когда в списке 15 задач, не понятно, за что хвататься в первую очередь. И что хорошего, если 14 из них будут выполнены, а один, по-настоящему важный, пункт останется? Ничего. Поэтому в планировании есть вопрос, который помогает решить многие проблемы. Его по праву можно назвать меняющим жизнь. В начале дня спроси себя: «Какие три дела мне нужно сегодня выполнить, чтобы считать этот день эффективным/прошедшим не зря?». При использовании данного способа неважные задачи отпадут сами собой.
Тебе не обязательно записывать масштабные и энергозатратные задачи. Можешь выбрать небольшие, которые в последующем обязательно приведут к реализации глобальной цели.
Например: сегодня я разберу гардероб (генеральная уборка), напишу конспект по английскому языку (сдача экзамена) и увижусь с подругой (поддержание крепких связей).
Но почему же три? Это оптимальное количество задач для нашего мозга. Он их не боится. Поэтому приступить к выполнению намеченного плана гораздо проще. Сначала выполни эти три пункта, а затем замахнись на нечто большее. А если выполнить их не удалось, прости себя, ведь плохие дни бывают у всех. С правилом трех ты каждый день можешь начинать заново: нет ничего плохого в том, чтобы перенести вчерашнюю задачу.
Дели слона на бифштексы
Это метод из тайм-менеджмента. «Слон» — большая и сложная задача, а «бифштексы» — понятные и легко выполнимые кусочки этой задачи. Каждый день ты «съедаешь один бифштекс» и становишься ближе к желаемому. Этот метод поможет не бояться приступать к делам, а также убирает внутреннее сопротивление.
Например: «слон» — сдать теорию по вождению, а «бифштексы» — каждый день учить по 2 билета и проходить 1 онлайн-тест.
Сгруппируй мелкие одинаковые задачи
Чтобы не терять концентрацию и не тратить время на переключение между задачами, проще всего сгруппировать их. Для этого определи дела, которые повторяются. Создай отдельные категории для домашних задач, рабочих, покупок и т.д. Ориентироваться в таком упорядоченном списке будет проще.
Например: категория «переговоры» — позвонить клиенту, ответить на электронные письма, отправить открытку бабушке.
Используй помодоро и аналоги
Метод помидора известен многим. За один помидор необходимо взять 30 минут: 25 из них уделяются работе, а остальные 5 — отдыху. Такой подход повышает концентрацию внимания благодаря тому, что ты перестаешь отвлекаться на посторонние факторы во время решения задач. Если временные отрезки в 25 и 5 минут тебе не подходят, то можно опытным путем выделить наиболее удобные.
Например: я могу сконцентрировано работать час и потом мне хватает отдыха в 20 минут. Через 3 таких цикла делаю перерыв на 45 минут.
Отдых, хобби и общение
Чаще всего желание достичь контроля над собой контрпродуктивно и вызывает стресс. А отдых, развлечения и свободное время стали тем, о чем многие из нас при планировании часто забывают. Что поможет?
Позволь себе ничего не делать. Периодически бездельничать можно и даже нужно, главное, в такие моменты не винить себя. А еще это помогает побороть прокрастинацию.
Выделяй каждую неделю время для творчества, хобби и любимых занятий. Пробуй новое или развивайся в уже имеющихся направлениях.
Старайся каждый день поддерживать живое общение (не через соцсети), которое тебе приятно и комфортно. Это важно для психологического здоровья.
Например: ты можешь составить список расслабляющих дел и внедрять их в каждый свой день. А также один день в неделю устраивать себе цифровой детокс — осознанно отказываться от любых гаджетов в пользу полноценного полезного отдыха.
Благодаря этим советам ты планируешь свой день эффективно и продуктивно без мысли «Все это было зря!». Экспериментируй и все обязательно получится.